今回は、「もう探さない！書類整理～子どものプリント～」と題して、小学生のお手紙の収納ポイントを、我が家の実例をあげてご紹介いたします♪
幼稚園時代は、さほどなかったお手紙。でも、息子が小学校になったとたん、紙の配布量の多さにビックリ！ あまりの量に、管理が難しいな、と感じていました。
色々と試行錯誤した結果、今は「紙のまま保存」と「データとして保存」という２つの方法で管理するようになりました！
今回は、比較的すぐに真似しやすい、紙のまま保存する書類の処理方法や収納方法について、我が家で実践している方法のポイントをプリントの種類別にご紹介します。
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【提出する必要のあるお手紙】
◆ポイント◆
基本はすぐに処理する！
翌日に提出OKのモノは、すぐに書いて息子へ渡しています。集金・学童の出欠表など、すぐに提出の出来ないモノに関しては、一時的に冷蔵庫横に貼ったりするなど、しまい込んで忘れてしまうことのないように気を付けながら、家族みんながわかりやすいように保管しています。
【短期保管（1か月～1年未満）のお手紙】
学校便り、学年だより、給食献立など、毎月配られるお手紙がこれにあたります。
◆ポイント1◆
透明クリアファイルに入れる。
毎月決まっているお手紙は、基本的に１つのクリアファイルに1枚収納しています。こうすれば、中身をわざわざ取り出さなくても見やすいのでおすすめです！ 新しいプリントが配布されたら、まずはスキャン。その後、クリアファイルに入っていた前月のモノは処分し、そこに新しいモノを入れています。
◆ポイント2◆
フィルム付箋でわかりやすくラベリング
毎月のお手紙用ファイルのラベリングをするなら、耐久性のある３Mのフィルム付箋がイチオシ！ こちらのタイプは3色入っているので、お手紙の種類や、兄弟姉妹などがいる方はテーマカラーを決めて、色を分けて使っても◎
フィルムふせんは、紙ふせんよりは割高ですが、高いと言っても数百円。紙の付箋だと、どうしてもキレイに保つのが難しいので、こまめに書き直して貼りなおす必要が出てきてゲンナリ……。（経験済みです・笑）。数百円の差で、こんなに快適具合が違うので、ここはケチっちゃいけない！と、定期的にリピ買いしています。
【長期保管（約1年以上）のお手紙】
市役所からの手紙、学校からのお手紙の中でも、普段はほとんど見ることはないけれど、たまに必要になるモノがこれにあたります。
◆ポイント1◆
リングファイルを使う
かつては、20poketsなどポケット数が固定のファイルで管理していたこともありました。でも、不要になった書類を抜いて空いたポケットは、だいたい中途半端な位置にあったりしますよね……。最終ページのポケットを空けるために、わざわざ他のページの書類を出して入れ替えをよくしていました。今思うと、超絶、時間のムダですね……。
その点、リングファイルはリフィルが追加できたり、簡単にページを変更出来たりと、とっても便利で時短に！ おすすめは4穴か30穴タイプです。
これから書類を整理するぞ！という方は、差し替えがしやすいリングファイル＋リフィールという収納方法をぜひお試しください♪
◆ポイント2◆
リフィルにラベリングをする
リングファイル内でも「ラベリング」は、やはり大事！
この「息子ファイル」に保管する書類は、年ベースでおおよそ項目が定まっていて、ほぼ同じリフィルを使っているので、ラミネートインデックスでラベリングしています。
フィルムふせんより、プチプラなので、長期保管系で、かつ、ファイル内の分類が変化しにくい書類のラベリングにおすすめです！
◆ポイント3◆
ラベリングが増えすぎそうなときは減らして目次をつける
ラミネートラベルは便利なものですが、数が多すぎると探しにくくなってしまいます。分類がたくさんになってしまいそうなら、大きい分類のみラミネートラベルを使い、その中でさらに分けたい項目について、ページ途中に目次を書いてみるのもオススメです。
ほぼ見ないかもしれない書類に全て細かくラベリングするのは結構大変だし、その労力がムダになることも……。でも目次なら、中身が変わったときの書き換えも簡単！ 手書きでもPC作成でも、とにかく時間をかけずにできる方法で目次をつくってみるのもおすすめです。
いかがでしたでしょうか？
今回は、子どもの書類を例に、書類整理のポイントを、我が家の事例をご紹介しながらお伝え致しました。
「しまう時にひと手間かけることで、使う時の手間をなくす」
未来に探す時間をかけてしまわないよう、今ひと手間かけてあげることで、未来はきっともっと楽しいことにその時間を使えているはずです！
ただし、今回の我が家の事例は、あくまで一例です。ご自身や家族に合わせて【いいとこどり】をして、どんどんアレンジしてみてください！
撮影・文／田口愛佳
田口愛佳
整理収納アドバイザー
